От бумажных документов к «цифре»: с 2018 года организации по госрегистрации Беларуси должны полностью перейти на электронное делопроизводство

Требование завершить внедрение новой архивной системы, позволяющей создавать регистрационные землеустроительные и инвентарные дела в цифровом виде, озвучил сегодня Председатель Госкомимущества Андрей Гаев на заседании коллегии ведомства, где был рассмотрен вопрос хода  работ по модернизации электронного архива.

В настоящее  время Национальное кадастровое агентство Госкомимущества продолжает совершенствовать Архивную открытую информационную систему (АОИС). Вторая версия АОИС – комплексная система электронного архива, предназначенного для хранения в электронном виде регистрационных дел, за год с начала ее внедрения позволила только в одной Минской области сконвертировать более 117 000 регистрационных дел.
 
АОИС-2 явилась результатом модернизации первой системы, созданной в 2010 году в рамках мероприятий по реализации Программы развития системы государственной регистрации недвижимого имущества, прав на него и сделок с ним на 2009–2013 годы, утвержденной постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 9 марта 2009 года № 294.

В АОИС-2 разработчики постарались учесть замечания и предложения территориальных организаций. В результате у пользователей возможность осуществления «гибких» настроек прав, что в свою очередь обеспечило им ряд  новых  преимуществ:

возможность определить к каким разделам архивной  системы пользователь может иметь доступ;

определить к каким видам дел пользователь имеет доступ – к регистрационным, инвентарным, землеустроительным (в АОИС-1 пользователь имеет доступ только к одному структурному подразделению и ко всем видам дел);

реализована возможность подписывать электронной цифровой подписью (ЭЦП) файлы сразу при помещении в АОИС-2 без необходимости их предварительного подписания (при наличии ЭЦП Авест), а также с возможностью просмотра документа после скачивания его на компьютер без необходимости снятия ЭЦП Авест;
 
Также в АОИС-2 реализована связь с информационными ресурсами Национального кадастрового агентства:

Регистром недвижимости (ЕГРНИ) (реализован перенос метаданных документов, поданных при обращении за совершением регистрационных действий, в результате чего автоматически создаются листы дела – пользователям остается только прикрепить файл документа);

реестром адресов (позволяет выбирать точный адрес объекта из реестра адресов);

Сегодня модернизация Архивной открытой информационной системы предоставляет широкие возможности контроля за активностью пользователей: позволяет контролировать их действия в системе, может служить инструментом для объективной оценки при принятии управленческих решений. Позволяет строить очень подробные отчеты по множеству критериев – дате создания дела, территориальной  организации  по госрегистрации, виду дела, виду объекта учета, статусу дела, ФИО лица, поместившего дела, и т.д.


В АОИС-2 стали доступнее доступны не только удаленные дела и листы дел для просмотра и восстановления контролирующими сотрудниками, а  также  еще широкий ряд функций:

выдача дела (все документы дела скачиваются на компьютер пользователя с возможностью подписания ЭЦП всех скачанных документов  одной кнопкой);

передача дела из одной территориальной  организации в другую.

Внедрение АОИС-2 началось в июне 2016 года в Слонимском и Новогрудском филиалах (и их бюро) Гродненского агентства, где работы по конвертации не требовались.

Тогда же началось внедрение АОИС-2 в Минском областном агентстве и всех его структурных подразделениях. Конвертация регистрационных дел  там из АОИС-1 в АОИС-2 была завершена в ноябре 2016 года.

В феврале 2017 года произведено внедрение АОИС-2 в Волковысском филиале (и его бюро) Гродненского агентства. Всего было конвертировано в АОИС-2 более 2600 регистрационных дел.

В марте текущего года начались работы по внедрению АОИС-2 в Минском городском агентстве. На сегодняшний момент работы завершены, сконвертирован большой объем документов – более 395 000 регистрационных дел.

В апреле 2017 года АОИС-2 была внедрена в Гродненском агентстве. Всего сконвертировано более 20 000 регистрационных дел.

Впереди внедрение АОИС-2 в Ошмянском филиале (и его бюро) Гродненского агентства (июнь); в Лидском филиале (и его бюро) Гродненского агентства (июль) и в Брестском агентстве и его структурных подразделениях (июнь – август), Могилевском, Гомельском и Витебском  агентствах. Весь  процесс должен быть завершен до 2017 года.